WhatsApp
Telegram
Max
Техника пустого инбокса и Битрикс24
Техника пустого инбокса и зачем она нужна project-менеджеру?
Дата публикации статьи:
22.07.2025
В Anykey Development управление проектами - это может быть разработка сайта компании, интернет-магазин на базе готового решения Аспро или конфигуратор стоматологического оборудования проходит в режиме постоянного переключения между проектами, жесткого бюджетирования и соблюдения сроков, это держит в постоянном тонусе и максимальной концентрации руководителя проектов.
Для того, чтобы всё успеть и ничего не забыть делимся парой лайфхаков проектного менеджера. Но сначала чуть интересных исследований, которые легли в основу лайфхаков.
Теория управления проектами
Техника пустого инбокса Манна (Inbox Zero) - изначально изобретена в 2007 году Мерлин Манном, экспертом продуктивности и писателем, ее основные постулаты для обработки писем:- Быстрая обработка – каждое письмо сразу сортируется, а не остается «на потом».
- 5 действий для писем (по методике Мерлина Манна):
Ответить – если ответ займёт меньше 2 минут.
Делегировать – переслать тому, кто лучше справится.
Отложить – если требует времени (перенести в задачи).
Архивировать – если нужно сохранить, но не требует действий.
- Регулярность – проверять почту в строго отведённое время, а не постоянно.
- Использование фильтров и меток – автоматическая сортировка писем (например, рассылки в отдельную папку).
Джедайские техники. А позже Максим Дорофеев переосмыслил и дополнил технику в своей книге “Джедайские техники”, расширив ее в целом для всех входящих задач.
Разберем пару пунктов, которые рекомендует Максим и их практическое применение:- Акцент на снижение когнитивной нагрузки
— Почта/Мессенджеры не должна быть «свалкой задач» — её надо регулярно разгружать.
Практика управления проектами
У нас в компании есть максимально индивидуализованная под наши бизнес-процессы Битрикс 24. Все проекты имеют задачи, сроки, ответственного. Каждый руководитель проектов видит список всех своих задач по всем своим клиентам в одном месте.
Все поступающие письма, сообщения и звонки от клиентов, коллег , итоги встречи - фиксируются в виде задачи по проекту в сrm (или “нарезаются” на ответственных и запускаются в работу по мере готовности в части формулировок, согласований. Таким образом - задачи в одном месте, инбокс - пустой, в голове нет “висящих” дел.
- Принцип «Разобрать сразу или запланировать»
быстро обрабатывают (ответ/делегирование),
переносят в систему задач (например, в Todoist или календарь).
— Если не требует действий — архивируют или удаляют.
Если ничего не делать с письмом оно станет началом хаоса, забудется или вовсе потеряется.
Вот цитата из книги Максима:
«Чтобы список задач разгружал наш мозг и не запускал повторные размышления на одну и ту же тему, мы должны ему доверять на подсознательном уровне. А для этого нужно регулярно убеждаться в том, что он а) не утратил своей актуальности и б) содержит все, что нужно сделать.
Таким образом наличие четкого, полного списка дел - разгружает и структурирует порядок и спокойствие в голове.
Добавим еще пару советов по работе с списком дел, которые позволяют ничего не забыть:
- Просмотреть список дел с точки зрения сортировки по исполнителям - подготовить каждому исполнителю свежий список задач на день с приоритетами и выгрузить их в чат. Так, исполнитель не будет думать с чего начать, а четко и планомерно продвинется по списку.
- Выделить задачи, которые привели в тупик исполнителей - вывести задачи, “тормозящие процесс” - и поработать с ним - искать решения у коллег, руководителя, чата gpt, искать прошлые задачи с похожими вводными, обсуждение задачи с другим исполнителям - это то, что поможет сдвинуть задачу и перезапустить ее в работу.
Оглавление
