Telegram-бот для согласования счетов с интеграцией в Bitrix24
Telegram-бот для согласования счетов, интегрированный в CRM Битрикс24 — оптимизация бизнес-процессов, ускорение процессов обсуждения и согласования платежей руководством.
1Цели и задачи
В процессе роста компании столкнулись с «бутылочным горлышком» в процессе согласования счетов на оплату. Запросы, создаваемые в корпоративной CRM-системе Bitrix24, дублировались ответственным руководителям в общий рабочий чат в Telegram. Это приводило к хаосу в коммуникациях: сообщения терялись в потоке, было непонятно, кто из руководителей уже отреагировал на счёт, а статусы в Bitrix24 требовали ручного обновления бухгалтером. Требовалосьустранить рутину, автоматизировать процесс и предоставить удобный инструмент для быстрого согласования от нескольких ответственных руководителей прямо из мессенджера Telegram, сохранив при этом полный контроль, прозрачность и фиксацию всех решений в CRM.2Проблема и аналитика
Первоначальная концепция предполагала создание сложного бота, который бы получал из Bitrix24 полный набор данных по счёту, самостоятельно управлял всей логикой согласования и вносил изменения в задачи. Такой подход создавал избыточную сложность, делал систему хрупкой и трудной для поддержки.
Мы провели анализ и предложили более элегантную и надёжную архитектуру, основанную на разделении ответственности:- Telegram-бот становится «интеллектуальным интерфейсом» - он только отображает информацию, собирает решения и обратную связь от пользователей в удобном формате.
- Bitrix24 остаётся «источником истины» и движком бизнес-процессов - именно он хранит все данные, а получив лаконичный результат из Telegram, запускает дальнейшие автоматические сценарии (уведомление бухгалтерии, смену стадий, логирование).
3Разработка Бота
Что мы сделали:Разработали легковесного и отзывчивого Telegram-бота.
Бот подключён к рабочему чату компании и взаимодействует с персональными аккаунтами ключевых руководителей (финансовый директор, директор по закупкам, генеральный директор и др.). При поступлении нового счета на согласование из Bitrix24, бот получает только его уникальный ID, что делает интеграцию минималистичной и стабильной.Настроили интеллектуальную двустороннюю интеграцию с Bitrix24.
При старте процесса RPA (роботизированного процесса) в Bitrix24 система отправляет вебхук боту с ID элемента смарт-процесса.
Бот делает запрос в Bitrix24 REST API, чтобы получить все детали счета: контрагент, сумма, дата, назначение платежа, прикрепленные файлы (сканы счетов, спецификации), а также данные из новых типов полей - выпадающих списков (например, «Статья расхода») и привязок к сотрудникам (чтобы отображать не просто ID, а ФИО, должность и отдел инициатора). 
Данные автоматически форматируются в понятное, структурированное сообщение. Первый файл интегрируется в сообщение как основное вложение для быстрого просмотра, остальные файлы прикрепляются отдельным сообщением.
Реализовали процесс быстрого согласования по принципу «кто первый».
Сформированное сообщение с деталями счета и интуитивно понятными кнопками «✅ Да, платить» / «❌ Нет, отклонить» одновременно отправляется всем ответственным лицам. Как только любой из руководителей принимает решение и нажимает кнопку, бот: Немедленно уведомляет остальных о решении коллеги, предотвращая дублирование усилий. «Перечёркивает» (редактирует) исходное сообщение у всех участников, делая его неактивным. Отправляет краткий финальный итог (счёт №ХХХ согласован/отклонён Ивановым И.И.) в общий рабочий чат для информирования бухгалтерии и других отделов.Обеспечили полную фиксацию решения и обратной связи в CRM.
Результат согласования (флаг «Да/Нет»), Telegram ID согласовавшего руководителя и текстовый комментарий (в случае отклонения) записываются в специально созданные пользовательские поля элемента в Bitrix24.
Эта запись автоматически запускает дальнейшие сценарии в Bitrix24: смену стадии процесса, уведомление инициатора заявки, передачу счёта в работу бухгалтеру или отправку в архив. 
4Результаты внедрения
Был создан бесшовный цифровой мост между оперативностью Telegram и управленческой мощью Bitrix24, который кардинально преобразил процесс согласования счетов:- Скорость принятия решений выросла в несколько раз. Руководители дают ответ в 1-2 клика прямо в мессенджере, не отрываясь от текущих задач и не заходя в CRM.
- Исключён человеческий фактор и дублирование. Статус по каждому счёту всегда актуален и виден всем участникам процесса. Риск двойной оплаты или потери счёта сведён к нулю.
- Достигнута полная прозрачность. Вся история согласования, включая кто, когда и с какой причиной принял решение, автоматически фиксируется в карточке сделки/счёта в Bitrix24.
- Процесс стал бесшовным и безошибочным. Решение из мессенджера мгновенно и точно трансформируется в действие внутри корпоративной CRM-системы.
- Система получила потенциал для масштабирования. Упрощённая архитектура (передача только ID) и вынос бизнес-логики в Bitrix24 позволяют легко адаптировать решение для автоматизации других процессов: согласования заявок на закупку, отпусков, договоров и т.д.
Оглавление
Оглавление
Нужен похожий проект?
Расскажите о задаче — покажем близкие по смыслу работы и предложим решение со сроками и бюджетом.
Похожие проекты
Внедрение Битрикс24 для работы в пищевой промышленности (специи и рецептуры)
Разработка виджета "Структурированный комментарий" для Битрикс24 медицинского центра
